Privatlovspolitik

Privatlivspolitik for Skals Bridgeklub


Bridgeklubbens dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun indsamler og behandler personoplysninger der er relevante for klubbens drift.

Vi sletter dine oplysninger på anmodning når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Skals Bridgeklub er dataansvarlig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Bøgild Christensen: tlf. 40 28 79 45

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, indmeldelsesdato mv.
      2. Bridgefaglige oplysninger: Mesterpoint- og handicapposteringer og -saldi.
  2. Oplysninger om medlemmer med særlige opgaver eller tillidshverv, samme som Medlemsoplysninger, samt:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Andre oplysninger: Oplysninger om hvervet, bankkontonummer mv.
    2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      1. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest for medlemmer med særlige opgaver, der skal arbejde med børn og unge.
  3. Oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato mv.
      2. Bridgefaglige oplysninger: Mesterpoint- og handicapposteringer og -saldi.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig selv og fra Danmarks Bridgeforbund. Oplysninger vi modtager fra Danmarks Bridgeforbund er foruden almindelige registrerings- og kontaktoplysninger sportslige oplysninger om fx spillestyrke samt eventuelle udelukkelser.

Vores formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til at behandle personoplysninger er særligt:

  • Bridgeklubbens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
  • At der sker som følge af et lovkrav.
  • At der sker med dit samtykke.

Formålene:

  1. Vi behandler medlemsoplysninger:
    1. For at kunne gennemføre almindelig medlemshåndtering, kommunikation, kontingentopkrævning mv.
    2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteter i en korrekt sportslig kontekst.
    3. For at kunne udstrække værdien af medlemskabet overfor Danmarks Bridgeforbund og overfor forbundets øvrige medlemsklubber.
  2. Vi behandler oplysninger om medlemmer med særlige opgaver:
    1. For at kunne opfylde de forpligtelser vi har overfor hinanden i relation til din særlige opgave.
  3. Vi behandler oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter:
    1. For at kunne identificere og kommunikere med deltagerne i relation til aktiviteten.
    2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteten en korrekt sportslig kontekst.

Vi behandler som hovedregel kun personoplysninger ud fra legitime interesser:

  • For at kunne gennemføre turneringsaktiviteter – herunder offentliggøre start- og resultatlister samt MP- og handicapposteringer.
  • For at kunne håndtere dine medlemsrettigheder korrekt, fx i forhold til generalforsamlingen.
  • For at kunne håndhæve dine medlemsforpligtelser korrekt, fx i forhold til kontingentbetaling.
  • For at kunne afholde sociale arrangementer, fester mv. – herunder invitere hertil på mail, sms eller telefon.
  • For at kunne vise indholdet og ånden i vores klubliv til udenforstående – herunder offentliggøre billeder der illustrerer aktiviteten desuagtet at enkeltpersoner vil kunne genkendes herpå.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Danmarks Bridgeforbund for at sikre en korrekt håndtering af vores medlemskab heraf samt for at sikre opfyldelsen af dine rettigheder overfor DBf og DBf’s øvrige medlemsklubber i kraft af dit medlemskab hos os.
  • For at kunne dokumentere vores foreningsstatus overfor legitime interessenter, fx for opnåelse af kommunal lokalestøtte eller private fondes tilskud.
  • For at kunne dokumentere vores aktiviteter i statistisk eller historisk kontekst.
  • For medlemmer under 18 år behandler vi endvidere forældres persondata for at kunne kommunikere med medlemmets forældre.

Videregivelse af dine personoplysninger

  • Vi videregiver dine personoplysninger til Danmarks Bridgeforbund.
  • Vi videregiver dine personoplysninger til andre samarbejdspartnere i det omfang det har naturlig relevans for en særlig opgave eller et tillidshverv, du har påtaget dig – fx oplyser vi dine kontaktoplysninger på vores hjemmeside, hvis du er klubbens formand.
  • Vi videregiver dine personoplysninger til myndigheder efter deres lovlige krav herom.
  • Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemands marketingsformål.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

  1. Medlemmer:
    1. Vi opbevarer dine personoplysninger til du anmoder om at få dem slettet og dertil i op til 3 år efter det kalenderår, hvor du har meldt dig ud af klubben.
  2. Medlemmer med særlige opgaver: som medlemmer.
  3. Deltagere i åbne aktiviteter:
    1. Vi opbevarer dine personoplysninger indtil aktiviteten er endeligt afsluttet og du anmoder om at få dem slettet.

Vi opbevarer dog oplysninger der skal anvendes i en historisk eller statistisk kontekst så længe de har værdi i denne kontekst – fx opbevarer og offentliggør vi navnene på årets klubmestre eller vinderne af vores åbne turneringer gennem hele klubbens levetid.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data (retten til indsigt i nærværende politik).
  • Retten til indsigt i dine egne personoplysninger (se hvad vi har registreret om dig).
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til dataportabilitet (retten til at få udleveret de oplysninger, vi har registreret om dig i et læseligt format).
  • Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Du kan finde kontaktoplysninger først i dette dokument.

Vær opmærksom på, at dine rettigheder ikke er ubetingede. Fx vil vi typisk have mere ret til at registrere dig end du har ret til at blive slettet så længe dit medlemskab af klubben består eller så længe du deltager i vores aktiviteter. Og selv efter at dit medlemskab er ophørt kan vi have en legitim ret til at afvise at slette dig, fx for at kunne opstille lovlig krævet dokumentation for et opnået kommunalt tilskud.

Hvis du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, vil vi hurtigst muligt tage stilling til, om vi finder der er et væsentligt og legalt hensyn i vores klubdrift der vejer tungere end din rettighed til rettelse eller sletning – og finder vi ikke sådan et hensyn vil vi gennemføre ændring eller sletning hurtigst muligt derefter.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, fx til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Du kan se øverst i dokumentet hvornår denne udgave senest er ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside og vil kunne fås i udskrift ved henvendelse til kontaktpersonen.


Vedtaget af Skals Bridgeklubs bestyrelse den 31. juli 2018



Behandling af personoplysninger i

Skals Bridgeklub

Senest ændret 31.07.2018


Dette dokument kan – når det er tilrettet med den enkelte bridgeklubs oplysninger – tjene til opfyldelse af bridgeklubbens pligt til at dokumentere internt hvilke personoplysninger bridgeklubben indsamler og hvem der kommer i berøring med dem. Husk at opdatere dokumentet når der ændres arbejdsgange eller bestyrelsessammensætning.

Dokumentet skal ikke offentliggøres; men ses som en håndbog til klubledelsen selv i, hvordan den skal arbejde for at være sikker på overholde klubbens privatlivspolitik.

Hvem har et ansvar

Ansvaret for databeskyttelse i klubben hviler på følgende bestyrelsesmedlemmer:

  • Formand: Bøgild Christensen, tlf. 40 28 79 45; mail: bogildchristensen@gmail.com
  • Sekretær: Kirsten Jakobsen, tlf. 24 93 28 66; mail: kirstenjakobsen6@gmail.com

Hvad er formålet med databehandlingen

  1. Vi behandler medlemsoplysninger:
    1. For at kunne gennemføre almindelig medlemshåndtering, kommunikation, kontingentopkrævning mv.
    2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteter i en korrekt sportslig kontekst.
    3. For at kunne udstrække værdien af medlemskabet overfor Danmarks Bridgeforbund og overfor forbundets øvrige medlemsklubber.
  2. Vi behandler oplysninger om medlemmer med særlige opgaver:
    1. For at kunne opfylde de forpligtelser vi har overfor hinanden i relation til de særlige opgaver.
  3. Vi behandler oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter:
    1. For at kunne identificere og kommunikere med deltagerne i relation til aktiviteten.
    2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteten en korrekt sportslig kontekst.
  4. Vi behandler oplysninger om substitutter
    1. For at give vores medlemmer mulighed for at kunne finde og kontakte substitutter.

Hvilke personoplysninger behandles der

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, indmeldelsesdato mv.
      2. Bridgefaglige oplysninger: Mesterpoint- og handicapposteringer og -saldi.
  2. Oplysninger om medlemmer med særlige opgaver eller tillidshverv, samme som Medlemsoplysninger, samt:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Andre oplysninger: Oplysninger om hvervet, bankkontonummer mv.
    2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      1. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest for medlemmer med særlige opgaver, der skal arbejde med børn og unge.
  3. Oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato mv.
      2. Bridgefaglige oplysninger: Mesterpoint- og handicapposteringer og -saldi.
  4. Oplysninger om substitutter:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Navn, telefonnummer og mailadresse
      2. Spillestyrke

Om hvem behandles personoplysninger

  1. Medlemmer
  2. Medlemmer, med særlige opgaver
  3. Deltagere i åbne aktiviteter
  4. Substitutter

Hvem videregives oplysninger til

  • Der udveksles almindelige personoplysninger samt bridgefaglige oplysninger med Danmarks Bridgeforbund.
  • For medlemmer, der på grund af særlige opgaver har givet tilsagn til at klubben må indhente børneattest, udveksler der almindelige personoplysninger samt cpr-numre med politiet.

Hvornår slettes personoplysninger

  • Vi sletter ikke systematisk almindelige personoplysninger på medlemmer, substitutter og deltagere i åbne aktiviteter undtagen på krav fra den registrerede.
  • Vi sletter tidligst almindelige personoplysninger 3 år efter medlemskabets ophør.
  • Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  • CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb
  • Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

Hvordan opbevares personoplysninger

  • Vi opbevarer oplysninger om medlemmer samt medlemmer med særlige opgaver i BridgeCentral, hvis database befinder sig på den server DBf har stillet til rådighed for klubben eller på klubbens egen server, som befinder sig i klublokalet.
  • Vi opbevarer oplysninger om ansatte på kassererens hjemmecomputer, der er beskyttet med password og som kun kassereren har adgang til.
  • Vi opbevarer oplysninger om substitutter på vores hjemmeside. Substitutlisten er offentligt tilgængelig.

Hvad gør vi ved brud på persondatasikkerheden

  • Som udgangspunkt ligger der ingen persondata på computere, der anvendes til at køre BridgeCentral. Det er DBf eller deres leverandør, der overvåger trafikken på vores databaseserver og meddeler os, hvis der er mistanke om at ikke autoriserede personer har opnået adgang til vores data. Hvis det sker vil vi sammen med DBf tage stilling til genoprettelse af sikkerheden samt eventuel anmeldelse til Politiet eller Datatilsynet.
  • Persondata på kassererens computer eller i ringbind er altid enten under opsyn eller i en aflåst bygning. Hvis disse konstateres stjålne eller på anden vis mistes vil vi sammen med DBf tage stilling til, hvorledes konsekvensen af tabet kan begrænses mest muligt.

Hvad kan vores IT-systemer

Vi tilstræber at den IT, vi anvender til håndtering af persondata, støtter op om følgende:

  • At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
  • At vi ikke opbevarer oplysninger længere end nødvendigt.
  • At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de oplysningerne blev indsamlet til.

Vores IT-system understøtter ikke automatisk sletning af udmeldte eller ikke-medlemmer, der har deltaget i en åben aktivitet.


Databehandleraftale


Parterne

Dataansvarlig: Skals Bridgeklub, v/ formand Bøgild Christensen, Knabervej 154, 9620 AAlestrup.

Databehandler: Danmarks Bridgeforbund, cvr nr.: 25937414, Hørkær 32B, 2730 Herlev.

Aftalens baggrund

Baggrunden for aftalen er, at Danmarks Bridgeforbund behandler personoplysninger for den dataansvarlige.

Det er den dataansvarlige der i forhold til de registrerede personer har ansvaret for overholdelse af lovgivningen. Den dataansvarlige har ansvaret for, at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres.

Når den dataansvarlige sletter et persondatasæt (et sæt af oplysninger om én person) forbliver dette persondatasæt i Danmarks Bridgeforbunds centrale medlemsdatabase. Derved overgår dataansvaret for dét persondatasæt til Danmarks Bridgeforbund som derved bliver direkte ansvarlig over for den registrerede.

Behandling af data

Databehandlingen sker alene ved at den dataansvarlige anvender det Medlems- og turneringsadministrationssystem (BridgeCentral), Danmarks Bridgeforbund stiller til rådighed for sine medlemsklubber.

Danmarks Bridgeforbund er forpligtet til at behandle den dataansvarliges persondata på lovlig vis.

Formål med behandlingen

Danmarks Bridgeforbund behandler den dataansvarlige medlemspersondata:

  • For at kunne stille persondata til rådighed medlemsklubber imellem.
  • For at kunne behandle og lagre data om spillestyrke og -historik.
  • For at kunne interagere med enkeltmedlemmer, herunder kontakte dem eller lade dem deltage i af forbundet arrangerede begivenheder.
  • For at kunne afgøre de af medlemsklubbens rettigheder og pligter der følger af egenskaber ved enkeltmedlemmerne.
  • For at kunne identificere medlemsklubbers nøglepersonel (formand, kasserer mv.)
  • For at kunne udarbejde statistikker til in- og eksternt brug.

Type af oplysninger

I Danmarks Bridgeforbunds centrale medlemsdatabase (BridgeOrg) indsamles følgende data automatisk fra den dataansvarliges brug af BridgeCentral:

  • Almindelige personoplysninger: medlemsnummer, navn, adresse, postnummer, by, telefonnumre, mailadresse, fødselsdato samt oplysning om hvorvidt medlemmet er afgået ved døden.
  • Bridgefaglige oplysninger: Mesterpoint- og handicapposteringer.
  • Almindelige organisatoriske oplysninger: Aktuelle og historiske klubmedlemsskaber samt hvilket år enkeltmedlemmet har oppebåret k-medlemskab.
  • Særlige organisatoriske oplysninger: Aktuelle bestyrelses- eller kontaktpersonsposter i bridgeklubber, distrikter eller kredse.

Datasikkerhed

Danmarks Bridgeforbund skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.

Danmarks Bridgeforbund må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer, der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.

Danmarks Bridgeforbund skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over for den registrerede. Dette indebærer bl.a., at databehandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.

Underdatabehandlere

Danmarks Bridgeforbund kan frit antage underdatabehandlere, forudsat:

  • At formålet med underdatabehandlerens er omfattet af den herværende formålsbeskrivelse.
  • At datasikkerheden forbliver som beskrevet i herværende dokument.

Aftalens ophør

Denne aftale gælder så længe den dataansvarlige anvender de it-værktøjer til medlems- og turneringsadministration, der stilles til rådighed af Danmarks Bridgeforbund.

Hvis den dataansvarlige over for Danmarks Bridgeforbund skriftligt erklærer at have ophørt med at anvende it-værktøjer, der har automatisk dataudveksling med Danmarks Bridgeforbunds centrale medlemsdatabase eller melder sig ud af Danmarks Bridgeforbund overgår ejerskabet af medlemsdataene til Danmarks Bridgeforbund, som da bliver dataansvarlig over for de registrerede personer.


For den dataansvarlige:





Bøgild Christensen

Formand]




For Danmarks Bridgeforbund:

Herlev, 24. maj 2018





Jeppe G Knappe
IT- og turneringschef
BridgeCentral, 1. december 2024